Future-proof & duurzaam met je personeelsscan

Alle organisaties die onder de wetgeving vallen, dienen te voldoen aan de voorwaarden om hun mensen te bevragen en een actieplan voor hun personeel te maken, implementeren en de effectiviteit op te volgen.

Inschrijven voor de trimestriële nieuwsbrief

In dit artikel gaan we dieper in op de volgende vragen:

Hoe kan je inzetten op de S van ESG als future-proof vitale organisatie?
Hoe kan je je voorbereiden op de nieuwe duurzaamheidswetgeving (CSRD)?
Hoe kan je jouw mensen betrokken mee aan boord krijgen bij een bevraging, opstelling & implementatie van het actieplan?

>> Je leert er alles over tijdens ons webinar.

Meer informatie over de webinar

Future-proof vitale organisatie

Een scan en actieplan implementeren voor de nieuwe regelgeving: een kwestie van moeten of willen? Dit alles maakt namelijk onderdeel uit van een groter change process waar je hele organisatie gemotiveerd betrokken bij dient te zijn om er vervolgens geëngageerd mee aan de slag te gaan. Zorg er dus voor dat van het het begin de juiste mensen erbij betrokken zijn uit alle lagen van de organsatie en dat het niet om een 'quick fix' gaat.

17 SDG's

SDG en CSRD... wat is het verschil en wat is de meerwaarde van de nieuwe CSRD wet bovenop de SDG richtlijnen die er reeds zijn?

De Sustainable Development Goals (SDG's), waar veel organisaties reeds jaren mee werken om duurzaamheid in het bedrijf te integreren, zijn eerder high-level doelstellingen. Deze kun je wel koppelen aan een beleid, maar echter zonder dat dit heel concrete kapstokken geeft. De CSRD wil daarentegen op een heel objectieve manier een beleid en actieplannen koppelen aan de verschillende topics binnen de SDG's.

Wat is de hoofdreden dat bedrijven zich inzetten voor de SDG's?

Imago & reputatie
Marktopportuniteiten
Employer branding
Innovatie
Operationele kosten en risico's

Volgens de SDG Barometer van '22 staat met stip op nummer 1 reden voor Belgische organisaties dat de SDG's bijdragen aan het imago en de reputatie van de organisatie. Verder zijn ze een bron van van innovatie, helpen ze om medewerkers aan te trekken en behouden, bieden ze nieuwe markt-opprtuniteiten, en dragen ze bij aan goed risico management. In mindere mate helpen ze de operationele kosten te verlagen.

Corporate Sustainability Reporting Directive (CSRD)

✓ Grote organisatie?

Voldoe je minimum aan 2 van volgende criteria?

omzet >50 miljoen euro
activa >25 miljoen euro
> 250 medewerkers

Dan moet je vanaf 2025 (rapportage dus in 2026) rapporteren en dit wordt gecontroleerd. Waarover precies op het social/people luik? Leer er meer over in ons webinar (klik hier voor meer info). Vanaf 2026 geldt dit ook voor beursgenoteerde KMO's.

✓ KMO?

Er is een indirecte regelgeving waardoor veel kleine KMO's vanaf 10-50 medewerkers nu zelfs al aan het EcoVadis assessment-label dienen te voldoen, omdat hun grotere klanten dit vereisen om zelf in overeenstemming te zijn met hun wetgeving. Zij moeten ook fundamentele indicatoren op vlak van o.a. hun personeel ontwikkelen, monitoren en rapporteren. Daar ondersteunen wij hen graag bij.

Kans of probleem?

Hoe kijken organisaties naar de CSRD? => Onderzoek wijst uit dat zaakvoerder zowel regeldruk als imago kansen zien. (8)

35% zaakvoerders ziet het als een kans, 32% als een probleem, 20% als beide

Waarom als kans?

mogelijkheid om aan buitenwereld te laten zien hoe onderscheidend het bedrijf is
Minder: CSRD als tool om zelf meer inzicht in duurzaamheidsprestaties
zich positief profileren als werkgever met een sociaal verantwoord personeelsbeleid:
- ESRS als belangrijkste communicatiemiddel naar de arbeidsmarkt: objectieve, gecontroleerde en betrouwbare informatie als basis voor ranking topwerkgevers

Waarom als probleem?

vooral bang vanwege de extra regeldruk die het meebrengt

Vereisten inzake personeel

De wetgeving CSRD heeft twee belangrijke componenten die vereisten stellen op vlak van je personeels commitment, actieplannen en bevraging:

Het social luik "eigen medewerkers' (ESRS S1)
een component van het het algemene luik rondom de dubbele materialiteit (de ESRS2)

Vereisten luik "eigen medewerkers": Wat zijn de verwachtingen m.b.t. je eigen personeel inzake betrokkenheid, actieplan & scan? (ESRS S1)

Concreet vraagt de wetgeving dat je als bedrijf je algemene aanpak kan uitleggen van hoe je de werkelijke en potentiële impact op je medewerkers identificeert en aanpakt van onder andere de volgende elementen:

arbeidsomstandigheden, waaronder: werkzekerheid, werktijd, lonen
work-life balance
veiligheid en gezondheid
dezelfde behandeling en opportuniteiten voor iedereen, inclusief:
- gender gelijkheid,
- gelijk loon voor gelijk werk,
- training en ontwikkeling van vaardigheden,
- tewerkstelling en inclusie van mensen met een beperking,
- maatregelen tegen geweld en intimidatie op het werk, en
- diversiteit.

Relevante vragen die je je hierbij dient te stellen:

over welke parameters moet ik rapporteren? (bv. personeelsdata > zo zijn er een heel aantal cijfers te rapporteren)
over welke zaken moet ik beschrijvende documentatie opstellen (bv. aantoonbaarheid van non-discriminatie in de praktijk)?

(Meer informatie hierover vind je op gespecialiseerde sites terug, bv. EFRAG- maar wij helpen je ook graag verder!)

welke doelstellingen en targets stellen wij voorop op vlak van SDG personeelsthema's?
hoe gaan we rapporteren over welke acties we gaan uitvoeren?

>> Een personeelsbevraging met actieplan en opvolging biedt een ideaal antwoord op deze laatste 2 vragen.

Vereisten luik dubbele materialiteit: wat zijn de verwachtingen rond je medewerkersbevraging? (ESRS 2)

Verder is het aftoetsen van de dubbele materialiteit prioritair voor elk bedrijf. Hiervoor dien je jouw stakeholders, waaronder je eigen medewerkers alsook je klanten, te gaan bevragen.

Samenvattend: vereisten personeelsacties

Samenvattend zijn twee kernzaken essentieel inzake de wettelijke verplichtingen die we in dit artikel besproken hebben, namelijk:

commitment verkrijgen van je stakeholders (personeel, klanten) via bevraging
actieplan voor je eigen personeel

Klaar voor de nieuwe wet?

Onderzoek toont dat de meeste bedrijven nog niet klaar zijn voor de CSRD, zelfs niet degene die hier wettelijk verplicht aan moeten voldoen (de grotere organisaties) (9):

66% ondernemers nog nooit van CSRD gehoord, 14% weet niet wat het inhoudt
57% grote organisaties die te maken krijgen met de CSRD is ‘slecht op de hoogte’
29% voelt zich “volledig onvoorbereid”
39% heeft nog helemaal niets gedaan om zich voor te bereiden op de wetgeving
24% nog geen ESG-punten in bedrijfsstrategie
72% wél vastgelegde ESG-strategie en/of ESG-thema’s in hun bedrijfsstrategie
24% duurzaamheidsthema’s helemaal niet aan bod op hoogste managementniveau

Hoe je personeelsscan& -actieplan aanpakken?

Doel van personeelsbevraging is om zowel informatie te verzamelen als commitment te verkrijgen voor de initiatieven in een later stadium.

Om dit commitment te verzekeren, pakken we het onderzoek grondig aan als onderdeel van een change process binnen de hele organisatie. Daarvoor werken we in zes stappen.

Intake: via vooronderzoek vaststellen wat de behoeften zijn en wie we allemaal mee aan boord willen krijgen bij dit proces
Bevraging op maat opstellen adhv bouwblokken:
1. kwantitatief onderzoek: vragenlijst, bv. jaarlijks/pulse/ 5 jaarlijkse Psychosociale Riscico analyse
2. kwalitatief onderzoek: focusgroepen, interviews, feedbackgroepen
3. consulting rapport, actieplan obv sterktes en verbeterpunten met prioritisering van acties

Wat is de link met een psychosociale risico-analyse?

De PRA is een bevraging die 5-jaarlijks wettelijk verplicht is en die vnl. de 5A's dient te meten:

Arbeidsomstandigheden.
Arbeidsinhoud.
Arbeidsorganisatie.
Arbeidsverhoudingen.
Arbeidsvoorwaarden

Dit wordt in veel gevallen standaard digitaal afgenomen, met al dan niet aanvullende interviews of focusgroepen.

Het belangrijkste verschil met de wettelijke vereisten voor de CSRD duurzaamheidwet:

wel in de diepte en op maat gewerkt moet worden:
hiervoor na je eerste analyse van waarop je bedrijf moet rapporteren (inclusief pijler klimaat bv. uitstoot), bepalen waarop je je als bedrijf wil richten qua initiatieven en dan dit specifiek gaan bevragen bij een aantal medewerkersgroepen en klanten.
Dus i.p.v. 1 algemene vragenlijst (PSR) die vooral kwantitatief wordt afgenomen (bv. digitaal),
ga je voor de CSRD een aantal specifieke thema's en vragen stellen die je vooral kwalitatief in de vorm van gesprekken, interviews en workshops gaat aftoetsen.
Indien je wenst, kan je beide bevragingen efficiënt combineren, of de informatie uit PRA gebruiken als input voor CSRD rapportage en omgekeerd.
Je leest hier meer over hoe je adhv 5 SDG's een personeelsscan en actieplan op kan stellen, wat je input geeft voor zowel PRA als de CSRD "eigen personeels"-luik bevraging/actieplan.

Weet je niet hoe hieraan te starten?

Geen stress, wij begeleiden je hier graag in verder:

🔖 een specifieke bevraging op de relevante thema's bij een aantal klanten en medewerkers op maat van jouw vereiste rapportering

🔖 grondig actieplan op maat, dat je nodig hebt voor je rapportering (dit wordt gecontroleerd)

🔖 advies & consulting over waarover je beschrijvende informatie moet opstellen en welke parameters en cijfers je moet rapporteren)

Wij bieden je graag inzichten aan om dit gestroomlijnd en gefocust te doen, zodat jullie als directie minder onduidelijkheid en stress ervaren hieromtrent en je medewerkers niet overbevraagd worden.

Zo bereik je de volgende doelstelllingen efficiënt in 1 totaaloplossing:

✓ spanningen of probleemzones te identificeren en aanpakken, zoals: retentie, absenteïsme, conflicten, on-etische praktijken op de werkvloer, ...

✓ voldoet aan de wettelijke verplichting voor CSRD duurzaamheidswetgeving

✓ voldoet aan de wettelijke verplichting voor psychosociale risico-analyse

Contacteer me voor een vrijblijvende intake

Hoe van scan naar implementatie en rapportage?

Wij begeleiden jullie naar een duurzaam en productief beleid. Samen met Isabelle en Ann ontwikkelde ik een aanbod die jouw bedrijf helpt van bevraging & scan naar impementatie van het actieplan en de uiteindelijke rapportage en datacollectie.